Een werknemer die zich ziekmeldt kost gemiddeld 360 tot 400 euro per dag in 2026 — niet alleen door loondoorbetaling, maar ook door productieverlies, begeleiding en administratie. Dat is al vervelend genoeg. Maar wat veel werkgevers onderschatten, is dat een ziekmelding óók een wettelijk traject in gang zet met strakke deadlines en stevige sancties als je ze mist.
De Wet verbetering Poortwachter (Wvp) bestaat al sinds 2002, maar de praktijk van re-integratie verandert continu. Per 2026 zijn er aanscherpingen rondom het tweede spoor en de verantwoordelijkheid van grotere werkgevers bij de compensatie van transitievergoeding. In dit artikel volg je de volledige tijdlijn van dag één tot de WIA-aanvraag na 104 weken, met per fase wat er van je wordt verwacht — en welke verzekering of voorziening je in die fase financieel kan helpen.
Wat is de Wet verbetering Poortwachter?
De Wet verbetering Poortwachter verplicht werkgevers en werknemers om samen actief te werken aan re-integratie zodra een werknemer langer dan zes weken ziek is. Het doel is eenvoudig: zo snel mogelijk terugkeer naar werk, bij voorkeur de eigen functie. Lukt dat niet, dan zoek je naar passend werk — eerst binnen je eigen organisatie (spoor 1), daarna bij een andere werkgever (spoor 2).
De wet stelt concrete verplichtingen en schrijft een tijdlijn voor die je als werkgever nagenoeg foutloos moet volgen. Doe je dat niet, dan riskeert het UWV je een loonsanctie op te leggen: je moet dan maximaal 52 weken extra loon doorbetalen bovenop de al verplichte 104 weken. In het slechtste geval betaal je drie jaar lang het loon van iemand die niet werkt.
Zowel de werkgever als de werknemer hebben rechten én plichten. Een werknemer die niet meewerkt — die re-integratie saboteert, aangeboden passend werk weigert of zich niet meldt bij de bedrijfsarts — kan ook gesanctioneerd worden: het loon mag dan worden stopgezet.
De tijdlijn van week 1 tot en met week 104
Hieronder zie je de kritische momenten in het Poortwachter-traject. Noteer deze data in je verzuimsysteem zodra een werknemer zich ziekmeldt — uitstel of vergeten is letterlijk kostbaar.
| Moment | Verplichting | Wie? |
|---|---|---|
| Dag 1 | Ziekmelding registreren, arbodienst of bedrijfsarts inlichten | Werkgever |
| Week 6 | Probleemanalyse door bedrijfsarts (medisch advies + beperkingen) | Bedrijfsarts |
| Week 8 | Plan van Aanpak opstellen (re-integratiedoelen, tijdpad, verantwoordelijkheden) | Werkgever + werknemer |
| Week 42 | Ziekmelding bij UWV (verplicht, anders boete tot € 455) | Werkgever |
| Week 52 | Eerstejaarsevaluatie: Plan van Aanpak bijstellen, spoor 2 overwegen | Werkgever + werknemer |
| Week 87–91 | Re-integratieverslag (RIV) samenstellen en aan werknemer geven | Werkgever |
| Week 93–104 | WIA-aanvraag door werknemer; UWV toetst Poortwachter-dossier (RIV-toets) | Werknemer + UWV |
Elke deadline in deze tabel heeft een wettelijke grondslag. Het UWV controleert of je ze allemaal hebt gehaald bij de RIV-toets. Ontbreekt een document of is een stap te laat gezet? Dan volgt de loonsanctie vrijwel automatisch, ook als de werknemer zelf weinig heeft meegewerkt.
Fase 1 (week 1–6): ziekmelding en eerste begeleiding
Direct na de ziekmelding begint je loondoorbetalingsverplichting. In het eerste ziektejaar betaal je minimaal 70% van het loon, in het tweede jaar eveneens minimaal 70% — maar let op: je cao kan hogere percentages voorschrijven. In de eerste weken laat je de werknemer zo snel mogelijk contact opnemen met de bedrijfsarts of arbodienst.
Dit is precies de fase waar een verzuimverzekering zijn waarde bewijst. Die vergoedt een groot deel van de loonkosten zodra de wachttijd (veelal 2 tot 4 weken) is verstreken. De premie van een verzuimverzekering ligt in 2026 gemiddeld tussen de 3% en 5% van de loonsom, afhankelijk van sector, bedrijfsomvang en gekozen wachttijd. Zie onze pagina over bedrijfsverzekeringen voor een overzicht van aanbieders.
Heb je geen verzuimverzekering? Dan betaal je de loonkosten volledig uit eigen zak. Voor een mkb-bedrijf met tien medewerkers kan één langdurig zieke werknemer al 40.000 tot 60.000 euro per jaar kosten als je de indirecte kosten meerekent.
Fase 2 (week 6–8): probleemanalyse en Plan van Aanpak
Rond week 6 stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op. Dit document beschrijft de medische beperkingen, de verwachte duur van het verzuim en de re-integratiemogelijkheden. De bedrijfsarts mag geen diagnose aan jou als werkgever doorgeven vanwege de privacywetgeving, maar geeft wél aan wat de werknemer nog kan.
Op basis van de probleemanalyse maak je samen met de werknemer uiterlijk in week 8 een Plan van Aanpak. Dit plan bevat concrete doelen, een tijdpad en een casemanager (dat mag jijzelf zijn of een extern bureau). Leg alles schriftelijk vast en laat de werknemer tekenen voor akkoord.
De kosten van de arbodienst of bedrijfsarts zijn voor de werkgever. Als je een MKB-pakket of bedrijfsverzekering hebt afgesloten waarbij de arbodienst is inbegrepen, worden deze kosten gedekt. Sommige verzuimverzekeringen bieden ook toegang tot re-integratieondersteuning als bijkomende dienst.
Fase 3 (week 8–42): re-integratie spoor 1 en start spoor 2
Na het Plan van Aanpak begint de actieve re-integratiefase. Spoor 1 betekent dat je de werknemer terugbrengt naar zijn eigen of een aangepaste functie binnen jouw bedrijf. Denk aan: aangepast takenpakket, minder uren, ander werktempo of tijdelijk andere afdeling.
Als spoor 1 na enige tijd niet haalbaar blijkt — door de aard van de beperking of het ontbreken van passend werk intern — ben je verplicht om ook spoor 2 te starten: re-integratie bij een andere werkgever. Per 2026 heeft het kabinet afgesproken dat met name MKB-bedrijven in het tweede ziektejaar vroeger moeten inzetten op spoor 2, zodat de werknemer via een ander bedrijf sneller werkervaring opdoet. De kosten van een spoor-2-traject — gemiddeld 3.000 tot 6.000 euro per traject via een erkend re-integratiebureau — zijn geheel voor rekening van de werkgever.
Niet iedereen is het eens met het oordeel van de bedrijfsarts. Als werkgever én als werknemer heb je het recht op een second opinion bij een andere bedrijfsarts van het UWV. Dit kost tijd maar kan voorkomen dat je op het verkeerde spoor zit — en een latere loonsanctie krijgt omdat het re-integratieplan niet klopte.
De 42e-weeks ziekmelding bij UWV en wat daarna komt
In week 42 — gerekend vanaf de eerste ziektedag — ben je wettelijk verplicht de werknemer te melden bij het UWV. Dit doe je via het werkgeversportaal op uwv.nl. De melding is kosteloos, maar het vergeten ervan kan een boete van maximaal 455 euro opleveren. Zorg dat je verzuimsoftware of agenda automatisch waarschuwt.
Na de 42e week ga je door met het Plan van Aanpak en houd je de voortgang bij in het verzuimdossier. In week 52 vindt de eerstejaarsevaluatie plaats: beoordeel samen met de werknemer of de doelen zijn gehaald, of het plan bijgestuurd moet worden en of spoor 2 alsnog in beeld komt. Documenteer dit gesprek en leg het vast in het dossier — het UWV verwacht dit terug te zien bij de RIV-toets.
Loonsanctie: hoe voorkom je die?
De loonsanctie is de zwaarste straf die het UWV kan opleggen: je loondoorbetalingsverplichting wordt verlengd met maximaal 52 weken. Daarmee kom je op drie jaar totale loonkosten voor één zieke werknemer. Het UWV legt een loonsanctie op als blijkt dat je onvoldoende re-integratie-inspanningen hebt geleverd of een wettelijke stap hebt gemist.
Veelgemaakte fouten die leiden tot een loonsanctie:
- Geen of te laat Plan van Aanpak opgesteld
- Spoor 2 te laat of niet opgestart terwijl spoor 1 geen perspectief bood
- Onvolledige of niet-ondertekende documenten in het dossier
- 42e-weeksziekmelding gemist
- Geen eerstejaarsevaluatie gedaan
Heb je een verzuimverzekering met loonsanctiedekking? Let dan op de kleine lettertjes: sommige polissen vergoeden ook de extra loonkosten als de loonsanctie voortkomt uit een administratieve fout, maar niet als er aantoonbaar nalatigheid in het re-integratieproces is. Vraag je verzekeraar expliciet naar de dekking bij loonsancties voordat je tekent.
Na 104 weken: de WIA-aanvraag en het WGA-hiaat
Als de werknemer na 104 weken (twee jaar) nog steeds niet volledig kan werken, vraagt hij of zij een WIA-uitkering aan bij het UWV. Het UWV beoordeelt dan via de RIV-toets of het re-integratiedossier compleet en voldoende is. Is dat niet het geval, dan volgt alsnog een loonsanctie — zelfs op het allerlaatste moment.
Bij een WIA-uitkering in de WGA-regeling (Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten) is er een belangrijk risico: de werknemer ontvangt vanuit de WGA een uitkering die beduidend lager kan zijn dan zijn vroegere loon. Het verschil noemen we het WGA-hiaat. Per 1 januari 2026 geldt een maximumdagloon van circa 79.409 euro voor de WGA-uitkering. Heeft de werknemer een hoger loon, dan is het verschil gedekt via een WGA-hiaatverzekering — een verzekering die werkgevers vaak collectief afsluiten voor hun personeel.
Als werkgever draag je ook WGA-premies af. Het gemiddelde WGA-premiepercentage steeg in 2026 van 0,83% naar 0,96% van de loonsom, mede door hogere WGA-uitkeringslasten. Eigenrisicodragerschap voor de WGA kan voor middelgrote bedrijven interessant zijn, maar brengt ook directe financiële verantwoordelijkheid met zich mee.
Het Poortwachter-traject is zwaar, maar wie de tijdlijn strak bijhoudt, tijdig de juiste verzuimverzekering, arbodienst en WGA-dekking heeft geregeld, staat er aanzienlijk beter voor dan de werkgever die het op zijn beloop laat. Één loonsanctie van een jaar kost bij een modaal salaris van 40.000 euro bruto al snel 30.000 tot 40.000 euro extra — meer dan genoeg om preventief goed verzekerd te zijn. Raadpleeg de informatie op rijksoverheid.nl/ziekte-en-werk voor de actuele wettekst en UWV-richtlijnen.
Veelgestelde vragen
Hoelang moet ik als werkgever loon doorbetalen bij ziekte?
Minimaal 104 weken (twee jaar). In het eerste jaar betaal je ten minste 70% van het loon, in het tweede jaar eveneens minimaal 70%. Jouw cao kan hogere percentages voorschrijven. Als het UWV een loonsanctie oplegt wegens onvoldoende re-integratie-inspanningen, kan de loondoorbetalingsverplichting met maximaal 52 extra weken worden verlengd — waardoor je in totaal drie jaar lang loon doorbetaalt aan iemand die niet werkt.
Wat is het verschil tussen re-integratie spoor 1 en spoor 2?
Spoor 1 richt zich op terugkeer naar werk bij de eigen werkgever — in de eigen functie of in een aangepaste rol. Spoor 2 komt in beeld als dat niet haalbaar is: de werknemer wordt dan begeleid naar een baan bij een andere werkgever. De kosten van een spoor-2-traject (gemiddeld 3.000–6.000 euro) zijn volledig voor de werkgever. Per 2026 verwacht het kabinet dat MKB-bedrijven in het tweede ziektejaar vroeger met spoor 2 starten als spoor 1 geen perspectief biedt.
Wat is een WGA-hiaatverzekering en wanneer heb ik die nodig?
Een WGA-hiaatverzekering dekt het verschil tussen de WGA-uitkering die een gedeeltelijk arbeidsongeschikte werknemer ontvangt en zijn oorspronkelijke salaris. De WGA-uitkering is gemaximeerd op 70% van het maximumdagloon (circa 79.409 euro in 2026). Verdient de werknemer meer, dan is er een hiaat. Als werkgever kun je een collectieve WGA-hiaatverzekering afsluiten; sommige collectieve arbeidsovereenkomsten verplichten dit. Het biedt financiële zekerheid voor je werknemer en voorkomt onvrede of juridische claims.
Wanneer legt het UWV een loonsanctie op?
Het UWV legt een loonsanctie op als bij de RIV-toets blijkt dat werkgever of werknemer onvoldoende heeft meegewerkt aan re-integratie. Typische redenen: geen Plan van Aanpak op tijd, spoor 2 te laat opgestart, onvolledig dossier, of de 42e-weeksziekmelding gemist. De sanctie duurt maximaal 52 weken extra en kan daarna worden opgeheven als het verzuim alsnog goed is afgehandeld. Wil je bezwaar maken? Je hebt zes weken de tijd na het UWV-besluit.
Welke verzekering helpt mij als werkgever bij de kosten van een zieke werknemer?
De verzuimverzekering is de eerste lijn: die vergoedt een groot deel van de loondoorbetalingskosten. Daarboven is er de WGA-hiaatverzekering voor het inkomensgat na 104 weken. Aanvullend kun je een arbeidsongeschiktheidsverzekering voor jezelf als ondernemer of directeur-grootaandeelhouder overwegen. Een rechtsbijstandsverzekering voor arbeidsrecht dekt eventuele juridische conflicten rondom re-integratie of ontslag na ziekte.
Mag ik als werkgever vragen wat de werknemer mankeert?
Nee. Je mag als werkgever geen medische gegevens opvragen of vragen naar de diagnose. De bedrijfsarts is degene die de medische situatie beoordeelt en jou vertelt wat de werknemer functioneel nog kan doen. Je mag wél vragen wanneer de werknemer verwacht te herstellen en wat je kunt doen om re-integratie te vergemakkelijken. Zie de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens voor de privacyregels rondom zieke werknemers.
Tekst geoptimaliseerd in mei 2026.
